Heaolutehnoloogiate arendusprogramm

Meeskonnad keskenduvad valitud probleemi süvitsi mõistmisele. Eesmärk on tuvastada kitsaskohad hetketeadmistes ning uurida lähemalt probleemi tausta. Teenusdisaini tööriistade abil kaardistatakse olemasolevad protsessid ja kasutajate tegelikud vajadused, asendades eeldused faktidega. Etapi lõpuks teevad meeskonnad valiku sobiva tehnoloogilise lahenduse osas, millega liikuda edasi programmijärgmisesse faasi.

Etapp on koosneb kahest kontaktpäevast, ühest veebikohtumisest ning iseseisvast tööst. Etapi põhitegevused on:

• Probleemistiku mõistmiseks tegevuste kavandamine (1 kontaktpäev) – eesmärk on luua meeskonnas ühtne arusaam lahendatavast probleemistikust ja seada sihid eelseisvaks perioodiks. Kohtumisel kaardistatakse olemasolev info ja ökosüsteem, lepitakse kokku lühi- ja pikaajaline ambitsioon ning valmistutakse kasutajauuringute ja välitööde läbiviimiseks.
• Kasutajauuringu läbiviimine ja osapoolte kaasamine (iseseisev töö 3 nädalat) – meeskondade eesmärk on iseseisvalt koguda esmast tõendusmaterjali ja süvendatud teadmisi probleemi tegeliku olemuse kohta. Viiakse läbi välitöid (intervjuud ja vaatlused), et kaardistada praegune olukord, õppida parimatest praktikatest luues sellega sisendi järgmisteks arendusetappideks.
• Esmased taipamised ja täpsutava uuringu kavandamine (1 päev veebikohtumisena) – meeskonnad sünteesivad esimeses iseseisva töö käigus kogutud andmed väärtuslikeks taipamisteks (insights) ja seosteks. Õpitakse kasutama teenusdisaini analüüsimeetodeid, et luua esmased kasutajaprofiilid ja -teekonnad, ning tuvastatakse info lüngad ehk “pimekohad”, mis vajavad lahenduse loomisekstäiendavat uurimist.
• Täiendav uurimus ja koondanalüüs (iseseisev töö 3 nädalat) – eelnevalt tuvastatud infolüngad täidetakse süvendatud uurimistööga. Ühtlasi kaardistavad meeskonnad, kuidas on sarnaseid probleemelahendatud mujal. Iseseisva töö lõpuks koondatakse nii kasutajauuringu kui ka olemasolevate praktikate ja konkureerivate lahenduste analüüs terviklikuks pildiks, et luua tugev ja teadlik vundament uutelahenduste genereerimiseks.
• Lähteülesande (Design Brief) koostamine (1 kontaktpäev) – meeskonnad vormistavad eelneva uurimistöö tulemused konkreetseks disaini lähteülesandeks ning meeskondade fookus liigub probleemidekaardistamiselt lahenduste otsimisele. Sõnastatakse uuenenud, täpne probleemipüstitus ja pannakse paika disainiprintsiibid. Selle teadmise pinnalt minnakse otsima potentsiaalset tehnoloogilise lahendusepakkujat (kui see pole selleks hetkeks veel selgunud).
• Tehnoloogilise lahenduse leidmine (iseseisev töö 2 nädalat) – meeskonnad teevad valiku sobiva tehnoloogilise lahenduse osas, kellega liikuda edasi järgmisse etappi.

Lahenduste arendamise etapis liigub fookus ideedelt toimiva teenusmudeli ehitamisele loomisele.

Alaetapp algab kiirendipäevaga ning kulmineerub demopäevaga, kus toimub tulemuste avalik esitlus. Selles etapis tegelevad meeskonnad eelkõige teenusmudeli disaini ja iteratiivse testimisega. Lisaks on paralleelselt fookuses arendusprojekti realiseerimise ja kasumlikkuse kaardistamine, luuakse kindel finantsmudel.

Etapp koosneb järgnevatest põhitegevustest:

• Kiirendipäev (1 kontaktpäev) – käivitatakse aktiivne lahenduste loomise faas, kus koostöös tehnoloogiapakkujaga arendatakse välja esialgsed madala detailsusega teenusekontseptsioonid (näitekspaberprototüüp, teenuse kasutus-stsenaarium vms).
• Teenusmudeli arendus ja testimine (iseseisev töö 4 kuu vältel) – meeskond keskendub lahenduse sisulisele toimimisele ja kasutajakogemusele. Eesmärk on viimistleda teenusmudel toimivaks teenusefunktsionaalseks miinimumversiooniks, pannes paika täpsed protsessid ja osapoolte vastutused, et valideerida seda reaalses keskkonnas. Seda tehakse lahenduse korduva testimisega väikese grupisihtrühma ning osapoolte peal. Saadud tagasiside põhjal viiakse sisse olulisemad muudatused.
• Mõju hindamise koolitus (1 päev veebikohtmuisena) – koolituse eesmärk on kujundada ühine arusaam mõju hindamise rollist, loogikast ja põhimõtetest ning anda praktilised tööriistad järgmisesprogrammi katsetamise etapis piloteeritavate lahenduste mõju kavandamiseks, seireks ja hindamiseks.
• Arendusprojekti realiseerimise ja kasumlikkuse kaardistamine (iseseisev tegevus 4 kuu vältel) – meeskonnad arvutatakse arvutavad välja uudse teenuse omahinna ja potentsiaalse kokkuhoiu, et tagada lahenduse elujõulisus. Koostatakse terviklik plaan lahenduse katsetamiseks ja skaleerimiseks, mis vormistatakse etapi lõpuks järgmise taotlusvooru projektitaotluseks.
• Demopäev (1 kontaktpäev) – tegemist on arendusprogrammi kuuekuulise väljatöötamise etapi lõppüritusega, kus meeskonnad saavad tutvustada oma arendusprojekti tulemusi laiemale avalikkusele.

Etapi kestus võib projektiti erineda, kuid katsetamiseks on meeskondadel aega maksimaalselt 18 kuud. Selle etapi eesmärk on katsetada valitud tehnoloogilist lahendust ja loodud uudset teenusmudelit päriselulises keskkonnas, et veenduda selle toimivuses ja väärtuses enne laiemat kasutuselevõttu.

Katsetamise käigus testitakse teenust piiratud mahus. Selle raames jälgivad meeskonnad süsteemselt katsetamise tulemusi, hindavad mõju, tuvastavad võimalikud riskid ja kitsaskohad. Kogutud andmete põhjal otsustatakse, kas lahendust tuleb edasi arendada või kohandada ning kas see on valmis laiemaks kasutuselevõtuks.

Katsetamise etapis tehakse suurem osa tööst iseseisvalt. Samal ajal toimuvad kindla ajakava alusel regulaarsed kontrollkohtumised mentoritega ning ühised veebikohtumised kõigi tiimidega. Nendel kohtumistel annavad meeskonnad ülevaate oma senistest arendustest ja õpikogemustest, jagavad parimaid praktikaid ning saavad ekspertidelt tagasisidet ja soovitusi edasiseks tööks.

Katsetamise etapis viiakse läbi järgmisi tegevusi:

• Katsetamise ettevalmistus ja käivitamine (iseseisev töö): meeskonnad mõtlevad läbi täpsustatud rakendusplaani – katsetamise tingimused, sihtgrupi, valimi ning mõju hindamise mõõdikud. Sõlmitakse selged kokkulepped kõigi piloodis osalevate organisatsioonide ja osapooltega, et tagada ühine arusaam piloodi eesmärkidest, tegevustest ja rollidest. Meeskonnad tagavad, et kõik piloodis osalevad osapooled, keda uudse teenusmudeli katsetamine puudutab, saavad selge arusaama uutest tööprotsessidest, oma rollidest ja vastutusest. Töötatakse välja selge süsteem katsetamise jooksul kogutavate andmete koordineeritud kogumiseks, haldamiseks ja jälgimiseks. Määratakse, milliseid näitajaid kasutatakse mõõtmiseks (nt muutused kasutajakogemuses, teenuse kvaliteedis või koormuse vähenemises) ning millised andmepunktid on vajalikud kulude jälgimiseks (nt tööaeg, teenuse maksumus, ressursikulu). Meeskonnad loovad selged protsessid, mille abil on võimalik kiiresti ja mugavalt tagasisidet koguda. Määratakse, kuidas ja kui tihti tagasisidet kogutakse, kes seda koondab ning kuidas info edasi liigub. Ettevalmistavate tegevuste lõpus viivad meeskonnad lahenduse päriselulisse keskkonda ning käivitavad katsetamise protsessi.
• Katsetamise läbiviimine (iseseisev töö): Meeskonnad alustavad vastavalt koostatud katsetamise plaanile lahenduse testimisega ning mõju-uuringu läbiviimisega. Katsetamise käigus hinnatakse läbivalt lahenduse tõhusust, kasumlikkust ning mõju algsele probleemile. Protsessi keskel toimub struktureeritud vahehindamine (checkpoint), kus mentorid saavad ülevaate projekti progressist ning annavad selle põhjal meeskonnale tagasisidet. Kogu etapi vältel toimetavad meeskonnad iseseisvalt, kuid neid toetab neile määratud võtmementor, kes hoiab regulaarset kontakti meeskondadega, annab vajadusel kiiret abi ja aitab kohandada protsesse, et testimine kulgeks sujuvalt.

Arendusprogrammi viimane, kasutuselevõtu etapp, kestab kuni 6 kuud ja hõlmab lahenduse täiemahulist rakendamist ja integreerimist olemasolevatesse süsteemidesse. Selle etapi tegevuste hulgas võib olla sõltuvalt lahendusest tehnoloogia hange, regulatsioonide ja tööprotsesside muutmine, töötajate koolitamine, ärimudeli toimimiseks vajalike tegevuste elluviimine, vajalikud IT-arendused ja integratsioonid ja/või kasutusjuhendite koostamine jpm. Tegevused sõltuvad suuresti väljatöötatava lahenduse eripäradest. Eesmärk on jõuda olukorrani, kus meeskonnad on teinud vajalikud ettevalmistused, et väljatöötatud ja katsetatud lahendused võetaks erinevates asutustes ja/või regionaalselt kasutusele.

Selleks tuleb meeskondadel läbi viia järgmised tegevused:

• Partnerite ja rahastajate kaasamine lahenduse skaleerimiseks.
• Käivitatakse protsess IT-arenduste ja integratsioonide ettevalmistamiseks (nt liidestamine teiste infosüsteemidega).
• Muutuste juhtimine ja kasutajakoolituste läbiviimine (sh personali käsiraamatud, juhendid).
• Organisatsiooniliste protsesside uuendamine, tööjaotuse muutmine.
• Ärimudeli peenhäälestamine ja rahastuse tagamine.
• Võtmetegijate (KOV-id, haiglad, hooldekodud, teenuseosutajad) sidumine pikaajalise kasutuselevõtu plaaniga
• Vajadusel ettepanekute tegemine riiklike õigusaktide tõlgendamiseks ning regulatsioonide kohandamiseks
• Heaolutehnoloogiate arendusprogramm kulmineerub ühisüritusega, kus meeskonnad esitlevad tulemusi ja edulugusid laiemale avalikkusele, poliitikakujundajatele ja investoritele.